法德東恒提示丨疫情期間員工居家辦公，用人單位如何防范相關(guān)風(fēng)險？
一、關(guān)于居家辦公通知的發(fā)布
1、風(fēng)險點
企業(yè)實施居家辦公后，如對于居家辦公人員范圍、居家辦公考勤方式等進行明確，可能導(dǎo)致居家辦公方式及制度不明確，會有導(dǎo)致勞動糾紛的風(fēng)險。
2、應(yīng)對建議
（1）、企業(yè)發(fā)布居家辦公通知時，應(yīng)根據(jù)崗位或工作職責(zé)區(qū)分人員范圍，區(qū)分到崗辦公人員、居家辦公人員、放假人員，建議做到落實到人；
（2）、通知中建議盡量明確居家辦公的期限及相應(yīng)的工作制度。
居家辦公期限：建議明確居家辦公的起始日期，結(jié)束日期可具體參考疫情情況另行通知。
考勤制度：建議明確居家辦公人員考勤的方式（如上下班時間、打卡方式、加班審批方式等），明確區(qū)分上下班時間。
工作布置及工作結(jié)果反饋制度：建議事先告知居家辦公人員的工作職責(zé)、工作任務(wù)及工作安排方式，同時明確工作成果反饋方式，以免此后發(fā)生爭議。
3、居家辦公通知的有效送達(dá)
企業(yè)的居家辦公通知應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部OA平臺、郵箱、微信等多通訊方式發(fā)布，同時應(yīng)要求被通知人員回復(fù)。
二、關(guān)于年休假
1、風(fēng)險點
居家隔離安排休息人員及其他安排休息人員是否可以優(yōu)先安排年休假？
2、應(yīng)對建議
參考《南京市人力資源和社會保障局關(guān)于蘇康碼“黃碼”職工居家隔離觀察期間有關(guān)年休假使用、工資支付等問題的答復(fù)意見》，居家休息與年休假存在混淆風(fēng)險。
建議企業(yè)在統(tǒng)籌安排休假時，對于安排休息人員明確書面說明優(yōu)先安排年休假，年休假不足時再另行安排其他休息，以免關(guān)于企業(yè)安排的休息是否屬于年休假產(chǎn)生爭議。
三、關(guān)于加班
1、風(fēng)險點
按照《工資支付暫行規(guī)定》：“用人企業(yè)在勞動者完成勞動規(guī)定的工作任務(wù)后，根據(jù)實際需要安排勞動者在法定標(biāo)準(zhǔn)工作時間以外工作的，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)支付工資?！本蛹肄k公的人員因其工作形式，工作時間較難界定，關(guān)于是否存在加班容易產(chǎn)生爭議。
2、應(yīng)對建議
根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(三)》第九條規(guī)定：“勞動者主張加班費的，應(yīng)當(dāng)就加班事實的存在承擔(dān)舉證責(zé)任。但勞動者有證據(jù)證明用人企業(yè)掌握加班事實存在的證據(jù)，用人企業(yè)不提供的，由用人企業(yè)承擔(dān)不利后果?！?
因此，企業(yè)留存居家辦公人員的工作記錄至關(guān)重要。
建議企業(yè)建立疫情期間居家辦公的考勤打卡制度，明確界定上下班時間；建立和完善加班審批制度，對于加班時間進行審批認(rèn)定，同時系統(tǒng)記錄企業(yè)的工作安排和員工的工作內(nèi)容、時間、成果。
同時建議企業(yè)在每月月底生成當(dāng)月的居家辦公考勤表，審查工作時長與工作成果是否合理對應(yīng)，經(jīng)企業(yè)和員工雙方確認(rèn)后存檔。
四、關(guān)于工傷認(rèn)定
1、風(fēng)險點
根據(jù)《工傷保險條例》第14條規(guī)定，工傷認(rèn)定需要根據(jù)工作時間、工作場所、工作原因等方面進行綜合認(rèn)定。若企業(yè)要求員工居家辦公，則員工家庭住所可以視為法律意義上的“工作場所”。在此期間遭受的人身傷害若與工作時間、工作原因等有關(guān)，則依法認(rèn)定為工傷。
對于需要報批報建的員工以及經(jīng)企業(yè)安排做志愿服務(wù)的員工，若遭受人身傷害會存在較大的工傷認(rèn)定可能。
2、應(yīng)對建議
因居家辦公，居住環(huán)境與辦公環(huán)境出現(xiàn)了高度的重合，如果員工發(fā)生疑似工傷的事件，企業(yè)對于員工工作內(nèi)容與工傷結(jié)果存在因果關(guān)系等，在實際操作過程中存在一定舉證難度。
因此，建議企業(yè)與員工做好溝通工作，保存與工作安排有關(guān)的證據(jù)，如郵件、聊天記錄、會議視頻等，以便在需要時能夠提供證據(jù)證明工作安排的合理性與安全性。
五、關(guān)于商業(yè)秘密
1、風(fēng)險點
居家辦公難以避免允許員工在企業(yè)之外的場所使用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，對于企業(yè)的商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、網(wǎng)絡(luò)安全都造成極大的安全隱患。
2、應(yīng)對建議
1. 針對居家辦公的員工，簽訂居家辦公保密協(xié)議，細(xì)化保密內(nèi)容、強化保密義務(wù)；
2. 針對在家辦公員工設(shè)立信息權(quán)限，對不同級別的保密信息進行不同級別的保密管理，保證最核心的信息不被外泄；
3. 盡量采取安全的數(shù)據(jù)傳輸方式和使用環(huán)境，比如公司內(nèi)部社交軟件，以防信息外泄。
作者：馬媛容 孫云